Réunions : où en sommes-nous ?

Le travail en équipe c’est une richesse inouïe pour les animaux sociaux que nous sommes en tant que bibliothécaires, mais toute médaille a son revers : l’overdose de réunions ! Qui n’a pas déjà fait sa liste de courses mentalement, ou carrément questionné ses choix de vie en assistant à l’une d’entre elles ? On passerait « trop » de temps en réunion, et qui plus est, ce ne serait pas très productif. Alors, est-ce que les réunions créatives seraient la réponse à nos soucis récurrents de « réunionites » parfois trop pesantes ?

Mais c’est quoi une réunion créative ?

« C’est un type de réunion qui met en commun des participants, du temps, un animateur et des techniques, afin de travailler sur un problème demandant une réponse créative et différente. Les groupes de créativité sont utilisés en vue de créer des idées nouvelles, différenciantes, originales et réalisables. » ( Animez vos réunions ! Julia Kalfon). On s’appuie pour cela sur l’intelligence collective que génère un groupe amené à travailler ensemble.

Plébiscitées par les uns, décriées pas les autres, ces réunions créatives scindent cependant clairement notre équipe. Entre les dubitatifs et les convaincus… la guerre fait rage ! ;))

– Mais si, tu vas voir ça va être fun !

– Et productif ? Et pas « malaisant » ?

Alors, que peut-on faire pour rendre une réunion créative ?

Rappeler le cadre de confiance !

Pour certains c’est infantilisant. Est-il vraiment indispensable de rappeler ces règles élémentaires de savoir-vivre? Ce rappel apparaît alors artificiel et malvenu. Vouloir instaurer un climat de confiance, c’est bien, mais l’énoncer ne suffit pas.

Pour d’autres, cela permet de mettre tout le monde au même niveau d’information et d’établir un cadre de confiance nécessaire au bon déroulement de la réunion.

Briser la glace par un petit jeu introductif ?

Pour la team qui adhère, c’est un moment de douce zénitude rigolo, quand pour l’autre team c’est le début des malaises : « Mais que vais-je bien pouvoir dire ? Vous êtes sérieux là ? Si on en arrive au jeu de rôle, je pars en courant ! »

– Un jeu de rôle, trop bien !

– Pas la pelote de laine, par pitié.

Du matériel créatif et coloré ?

On peut voir sur les visages des collègues soit une grimace exaspérée soit un sourire sincère !

– Chouette c’est l’heure des post-it et des gommettes !

– Oh non… pas encore le découpage de magazines pour illustrer un futur idéal !

Energisons-nous !

Un energizer est un jeu ou une animation dont on se sert pour dynamiser les participants quand les réunions sont longues. Il est régulièrement utilisé après la pause déjeuner pour remettre le groupe « dans le bain », stimuler la créativité et la coopération des participants. Même s’il s’avère souvent efficace, il nous semble important, là aussi, de bien cibler l’activité pour ne pas tomber dans l’infantilisation, et de respecter le choix de certains de ne pas y participer.

Partager son ressenti

En fin de session, il est d’usage de demander aux participants comment ils ont vécu ce moment, et comment ils en ressortent. On peut leur demander leur « météo » (tendance ensoleillée ou embrumée par exemple) de choisir une illustration qui correspond à leurs ressentis (photolangage), de sélectionner quelques mots clés, de faire un simple tour de table pour partager quelques phrases. Indispensable, dispensable ou artificiel : à chacun sa position !

– C’était enrichissant, vivifiant, émulateur et convivial bien sûr ! J’ai sincèrement passé un moment productif et agréable.

– J’ai l’impression que nous n’avons pas avancé et que j’ai perdu mon temps. Et je n’oserai jamais l’avouer à voix haute devant l’équipe !

Et en vrai c’est efficace ou non ?

La question du temps

Le dépouillement des idées est souvent très long et n’apporte pas toujours les résultats escomptés. On se demande si finalement nous n’aurions pas pu dire toutes ces choses plus simplement autour d’une table (avec des bonnes choses à boire et à manger) ! On parle souvent du sentiment de perdre son temps en réunion (parce qu’on rappelle des évidences, parce qu’on fait le tour d’une question sans véritablement trancher, parce que nous ne sommes pas toujours au même niveau d’information etc.) mais le temps de préparation de ce type de réunion est important – tout, comme nous venons de le dire, le tri et la valorisation des informations. Nous ne gagnons pas nécessairement du temps en réunion créative, mais peut-être avons nous moins l’impression de le perdre ?

Se sentir bien

Nous l’avons dit plus haut, en l’illustrant de minis dialogues parodiques, ce type de réunion ne met pas tout le monde à l’aise, voire même, met en difficulté des collègues. C’est un point qui n’est pas assez mis en avant. Les organisateurs pensent souvent que ces méthodes de travail conviennent à tous, et ne remettent pas en cause ce parti pris. Or aussi fun que soient ces réunions, elles ne peuvent conduire à l’exclusion d’une partie de l’équipe ? Si ?

Alors comment fait-on ?

On peut en conclure qu’on ne peut imposer ce type de réunion aux collègues qui ne s’y retrouvent pas. Il faudrait donc choisir les collaborateurs intéressés et en phase avec les méthodes de travail choisies.

Certains outils créatifs sont intéressants, il serait dommage de s’en passer. L’idée n’est pas de tout adopter ou de tout rejeter en bloc, mais de récupérer ce qui semble adapté aux objectifs et à l’équipe.

Nous n’avons évidemment pas de réponse miracle, mais nous aimerions trouver des systèmes de réunions qui conviennent à tous, où tous les collègues se sentiraient à l’aise et légitimes. On y travaille au sein de notre médiathèque, car comment se passer de réunions ? Comment construire, transmettre, trancher, innover, se tromper et recommencer, sans partage ?

La réunion générale est une affaire d’équipe

Nous pouvons déjà commencer par changer nos habitudes et écouter l’équipe. Il est ressorti d’une précédente réunion que les encadrants prenaient trop part à l’organisation de ces dernières. Aussi, nous testons un nouvel outil, Digipad qui permet à tous de participer à l’ordre du jour et d’organiser la réunion. Les rôles de secrétaire et d’animateur sont tournants. Ils permettent de s’essayer à tous les niveaux et de proposer des formats de réunions différents selon les personnalités. Cerise sur l’outil : il est très chouette et permet de réaliser en quelques clics des pads attrayants.

Et si nous nous formions ?

Plusieurs collègues ont suivi différentes formations, pour se sentir plus légitimes et outillé-es afin de choisir les formats qui nous correspondraient le mieux. Et ce fût une bonne chose, car des à priori ont été levés, des préférences clairement identifiées, des propositions rejetées en bloc et des outils adoptés unanimement. On vous livre ici notre chouchou : la conversation en étapes.

La conversation en étapes

L’idée est de faire tourner plusieurs groupes (de 3 à 5 personnes) sur plusieurs « stands » dans un temps limité pour répondre à une question. Le premier groupe travaille sur le stand 1, le second sur le 2 etc… Au bout de 10 mn (temps à ajuster selon les questions posées), les équipes tournent et viennent commenter et enrichir les propositions des groupes précédents. On établit un code à 4 couleurs : en noir on écrit des propositions, en bleu on ajoute des commentaires, avec des points d’exclamation verts on valide, et avec des rouges on montre qu’on n’est pas d’accord, ou qu’on n’a pas compris à renfort de points d’interrogation. Une fois que tout le monde a pu tourner sur les différents stands, la discussion en étapes s’arrête. On reprend alors tous ensemble les points rouges et verts pour lever les incompréhension et clarifier les désaccords, lister les points de consensus et analyser l’ensemble des propositions. Cet outil permet d’installer en un temps record le dialogue, de multiplier les points de vue tout en rentrant immédiatement dans le vif du sujet.

Créativité un jour, créativité toujours !

La créativité au travail est pour nous un outil essentiel. Et même si ces méthodes peuvent parfois paraître superficielles, voire ridicules pour certains, cela peut être au contraire un moyen d’émancipation et d’épanouissement au travail. L’intelligence collective est un outil précieux à condition qu’elle soit bien préparée, accompagnée et que les collègues soient en effet volontaires. Nous avons, au final, glané ici et là, des idées et des outils qui nous paraissaient les plus adaptés à nos différents objectifs actuels.

Et vous alors ? Vous en êtes où ?